Maaraynta xafiiska (office management)

(London,  June 03,  2011 Ceegaag Online)

Maaraynta xafiiska waxaa lagu qeexi karaa habaynta, maamulida, nidaaminta shaqada soo noqnoqota ee xafiiska hore. Shaqada maareeyaha xafiiska (office manager) waxaa ka mid ah dalabka alaabta xafiiska, shaqaalaynta iyo kormeerida shaqaalaha xafiiska hore (front office), u adeegida macaamiisha, maaraynta shaqada xisaabaadka, isku dubaridida iib-geynta, ka jawaabida telefoonada iyo qabashada shaqada hawl maalmeedka ee shirkadda.

Shaqada maareeyaha xafiisku waxaa ay ku xiran tahay baaxada ay kolba shirkaddu leeg tahay, tusaale ahaan shirkaddaha waaweyni waxaa ay u baahan yihiin dhawr maareeye xafiis halka ay shirkadaha yaryar ay ku filan tahay hal maareeye xafiis.

Shaqada maareeyaha xafiiska (duties office manager):

·         Maareeyaha xafiisku badanaa wuxuu masuul ka yahay habka mushahaar u diyaarinta shaqaalaha, waxaana uu keenaa saacadaha ay shaqaynayeen shaqaalaha. Waxa kale oo uu bixiyaa wixii tababar ah ee shaqaaluhu u baahan yihiin.

·         Maareeyaha xafiisku wuxuu masuul ka yahay soo iibinta iyo dayactirka alaabta la isticmaalayo sida waraaqaha footo koobiga (photocopy paper), galalka waraaqaha (envelopes), waraaqaha shirkadda wax ku qorato ee u gaar ka ah (letter heading), tigidhada poostada, kuraasta, miisaanta, computers iyo wixii kale ee qalab ah ee xafiisyadu u baahan yihiin oo dhan.   

·         Maareeyaha xafiisku waxaa kale oo uu masuul ka yahay xisaabaadka shirkadda, ma aha keliya lacagta shirkadda soo galaysa balse waxaa kale oo uu masuul ka yahay lacagta shirkadda ka baxaysa. Wuxuu aqoon u leeyahay nidaamnak xisaabadka (accounting) Waxa kele oo uu nidaamiyaa dhamaan bixinta cashuuraadka.

·         Maareeyaha xafiisku waa shaqsiga qaabilsan gacan ku haynta ilaalinta dhismaha guud ee shirkadda, waa shaqsiga bixinaaya wixii kiro ah, wixii kale ee biilal ah sida layrka iyo biyaha, waxaa kale oo uu dib u habeeyaa meesha u baahan in wax laga bedelo dhisamaha.

·         Shaqada maareeyaha xafiiska waxaa ka mid ah qabashada shaqo maalmeedka sida dhagaysiga telefoonada, ka jawaabida telefoonada, diiwaan gelinta faylasha shirkadda, qorida waraaqaha iyo nidaamintooda.

·         Maareeyaha xafiisku waxaa uu dhegaystaa isla markaana qoraa wixii cabasho ah ee ka yimaada shaqaalaha ama debeda shirkadda, isla markaa wixii uu xalin kari waayo wuxuu u gudbiyaa cidii ay khusayso.

·         Wuxuu diyaariyaa qabashada shirarka waxaana uu warbixinta siiyaa maamulka sare waxaana uu ka qayb qataa wixii shirar muhiim ah ee shirkadda wax laga bedelaayo.

·         Casriyaynta, tijaabinta iyo la socoshada qalabka caafimaadka iyo badbaadada ee shirkadda.

Shaqada maareeyaha xafiisku (office manager) waxaa badanaa isticmaala ama lagu arkaa shirkaddaha yaryar oo qofka shirkadda iska lihi uu rabo in uu helo qof u qabta shaqooyin badan oo kala duwan, laakiin shirkadduhu marka ay koraan ee baaxadoodu korodho looma baahdo maareeyah xafiis waxaana la qoraa maareeyayaal kale sida maareeyaha shaqaalaha (human resource manager), maareeyaha wax soo iibinta (purchasing manager) iwm.

Badanaa maareeyaha xafiiska looma tixgeliyo in uu yahay xubin ka mid maamulka sare ee shirkadda (management team).

Maareeyah xafiisku waxaa uu awood u leeyahay in uu aqbalo lana xaajoodo wixii heshiis faaiido keenaya ee shirkaddu u baahan tahay laakiin go’aan buuxaa ma gaari karo go’aanka u dambeeya waxaa iska leh maamulka shirkadda ama cidii kale ee loo xilsaaray. Shirkaddaha qaarkood ayaa maareeyaha xafiiska waxaa ay ka dhigaan xoghaynta (secretary) ama soo dhaweeyayaha dadka (receptionist).

Maareeyaha xafiisku waxaa uu shaqadan uga sii gudbaa maareye sare (senior manager) ama meel sare isaga oon looga baahnayn aqoon jaamacadeed waayo wuxuu fahmay sidii loo shaqaynaayay waxaanu leeyahay khibrad ku filan.     

Xirfadaha looga baahan yahay maareeyaha xafiisku in uu lahaado:

·         Xirfad dhinaca computers: sida word, exel, powerpoint sida loo isticmaalo computer iyo sida loo diro emails.

·         In uu leeyahay xirfad wada hadal (communication skills)

·         Waa in uu wax ka yaqaan nidaamka loo diwaan geliyo xisaabaadka (bookkeeping).

·         Waa in uu wax ka yaqaan sida loo nidaamiyo waqtiga (time management).

·         Waa in uu leeyahay xirfad xiriir is faham dadkana la macaamiili kara (good interpersonal skills)

·         Waa in uu leeyahay awood abaabul (organizational ability)

·         Waa in uu leeyahay tayo hogaamineed (leadeship quality)

·         Waa in uu yahay qof xalin kara wixii dhibaato ah ee kasoo baxd shaqaalaha ama macaamiisha        (problem solver)

Waxaan galaynaa fasaxii labaad kedib waxaan bilaabi doonaa casharo xiiso badan oo ay ka mid yihiin:

·         Sidee loo noqdaa millionaire.

·         Shirkadd noocee ah ayan wax ku darsan karaa.

·         20 shay oo guulayan kara ganacsigaaga.

·         Lacag intee leeg ayaa shirkadd lagu bilaabi karaa

·         Sidee loo uruuriyaa lacag shirkadd lagu bilaabo.

·         Sidee loo helaa fikrad ganacsi.

·         Culaysyada ugu badan ee ku yimaada shirkaddaha.

·         Ganacsiga internetka.

·         Ganacsiga caalamiga ah.

Lasoco wiiga dambe casharka 20aad insha ALLAAH

Mustafe Ibraahim

mustaf1970@hotmail.co.uk

webmaster@ceegaag.com